5 Pomembne funkcije sprednje deske

Recepcija medicinskega urada je lahko zelo prometna. Osebje na recepciji je bistvenega pomena za nemoteno delovanje medicinskega urada. Osebje na recepciji ponavadi sestavljajo receptorji in / ali zdravniki, odvisno od velikosti medicinskega urada pa je lahko ena oseba. Na oddelku za klinične naloge je odgovorna za pet upravnih nalog:

1. Pozdravljeni pacienti
2. Odgovarjanje na telefon in upravljanje z njim
3. Razporejanje sestankov
4. Interoffice komunikacija
5. Zunanja korespondenca

1

Pozdravni bolniki

Pozdravljeni pacienti ne govorijo le o tem, kar pravite, ampak tudi o tem, kako sodelujete z bolniki. Recepcija je odgovorna za to, da se pacienti počutijo dobrodošle.

Recepcija je prvi vtis, ki ga bolnik prejme, ko pokliče ali obišče zdravniško prakso. Pomembno je, da recepcija zagotavlja izjemne storitve za stranke in je pozitivna predstavitev medicinske prakse.

Tu so še drugi načini pozdravljanja bolnikov:

• Odgovori na telefon, pri tem pa ohranja vljudno in dosledno uporabo pravilnega telefonskega bontona
• Obdrži recepcijo čisto in organizirano
• Registrira nove paciente in posodablja obstoječe demografske podatke pacientov z zbiranjem podrobnih informacij o bolniku, vključno z osebnimi in finančnimi informacijami
• Olajšuje pretok bolnikov tako, da o tem obvesti ponudnika o prihodu pacienta, se zaveda zamud in komuniciranje z bolniki in kliničnim osebjem
• Vljudno odgovarja na paciente, bodoče bolnike in povpraševanja obiskovalcev

2

Upravlja telefon

Medtem ko je odgovarjanje na telefon vljudno in dosledno je del pozdrav bolnikov, to ni edina dolžnost telefonske službe recepciji. Front desk je odgovorna za sprejemanje vseh dohodnih klicev in tudi dajanje odhodne klice, kadar je to potrebno.

• Dohodni klici: Dohodne klice sestavljajo klice bolnikov, telemarketerji, predstavniki farmacevtov, drugi zdravniki in še več. Recepcija mora pri upravljanju telefonov z uporabo teh komunikacijskih veščin uporabljati pravilno telefonsko etiketo: biti aktivni poslušalec, imeti dobre telefonske manire, telefonske klice, uporabljati takt, postavljati vprašanja in ohranjati zaupnost.
• Odhodni klici: Včasih je na recepciji morda treba odhodne klice, da bi razpravljali o imenovanju bolnika, opravljali zunanja srečanja ali napotitve ali naročali potrošni material. Kot predstavnik zdravstvenega urada je prav tako pomembno, da uporabite ustrezno telefonsko etiketo.

3

Razporejanje sestankov

Učinkovito načrtovanje je potrebno za odlično izkušnjo pacienta in nemoten pretok bolnika. Večina medicinskih uradov uporablja programsko opremo za načrtovanje, ki omogoča enostavno in enostavno načrtovanje sestankov.Vendar mora biti recepcija sposobna izpolniti odpovedi ali ne-predstavitve in postati učinkovita pri sporočanju sprememb v urniku bolnikom in zdravnikom.

4

Interoffice komunikacija

Recepcija medicinskega urada je kot komunikacijsko vozlišče. Večina medsebojnih komunikacij poteka skozi recepcijo, zlasti kadar gre za administrativne naloge, povezane s pacientom.

Za učinkovitejše komuniciranje so bistveni jasni in jedrnati podatki. Ne glede na to, ali je v pisnem sporočilu, pisni komunikaciji, prek notranjega elektronskega sporočila, interakciji ena na ena, ali v skupinski nastavitvi, je pomembno, da se držite teme, ki ni na voljo, in ne zaostajajo.

Nekaj ​​osnovnih veščin, potrebnih za učinkovito medsebojno komunikacijo, so:

• Telefonska bonton
• Storitev za stranke
• Osnovni programi za besedo in excel
• Upravljanje časa
• Organizacijske spretnosti

5

Zunanja komunikacija

Zunanja komunikacija vključuje potencialno komuniciranje s prodajalci, drugimi zdravniškimi praksami, zavarovalnicami in drugimi podjetji. To lahko zahteva izdelavo odhodnih telefonskih klicev, pisanje poklicnih pisem, pošiljanje faksov in pošiljanje pisem.

Poznavanje pisarniških postopkov, ki se običajno pridobijo s certifikatom ali diplomo iz poslovnega programa, vključno z upravnimi postopki in postopki, obdelavo zahtevkov, pripravo kart za paciente in osnovnimi računalniškimi veščinami. Osnovne sposobnosti administrativnega pomočnika in ustrezno upravljanje pisarniške opreme so pomembne za uspeh pisarne.