4 načine za izboljšanje načrtovanja medicinskih pisarn

1

Ustrezno razporejanje imenovanja bolnikov

Izziv je ustvariti ravnovesje med videnjem dovolj pacientov, da bi zadostili finančnim potrebam v praksi, vendar še vedno nudijo visoko kakovostno oskrbo bolnikov. Bodite pozorni na naslednje:

• Bolniki ne smejo čakati več kot 15 minut za načrtovano imenovanje.
• Glede na to, kako je lahko nepredvidljiva zdravstvena oskrba, je razumljivo, da se lahko časi, ki jih imajo bolniki dalj časa čakati.
• Obiski bolnikov se razlikujejo glede na posebnost prakse, diagnozo bolnika in postopke, ki se izvajajo med obiskom. To pomeni, da je za vsako vrsto obiska treba dodeliti drugačno časovno zahtevo.
• Število dnevnih obiskov bolnikov bi moralo biti zmožno pokriti stroške urada in seveda ustvariti dobiček.
• Pri razvoju načrta ali strukture vašega sistema za načrtovanje pacientov je pomembno upoštevati morebitne dogodke, ki bi lahko povzročili motnje v pretoku bolnikov.

2

Zmanjšajte motnje v tokovih bolnikov

• Pozni prihodi: Če želite pomagati pri tej težavi, določite nekatere omejitve, kako pozno lahko bolnik ni, da bi morali ponovno načrtovati, omogočite pacientu, ki je zgodaj za sestanek, da se premakne navzgor do konca bolnikovega mesta in razporedi kronično pozne bolnike proti koncu dneva.
• Ne-kaže: Obstajajo trije načini za preprečevanje zamujenih imen.
  1. Opozorilni klici bolnikom od 24 do 48 ur pred načrtovanim časom imenovanja.
  2. Eden od načinov za zmanjšanje ne-kaže je uporaba spletnega razporejanja bolnikov. Pacienti lahko upravljajo, načrtujejo ali premestijo svoje sestanke, ki ne kažejo manj verjetnosti.
  3. Obračunavanje pacientov brez provizije za zamujeno imenovanje. Pristojbine za brezplačne storitve ne morejo nadomestiti zgolj nekaj izgubljenega prihodka, pač pa tudi poučujejo vaše paciente, naj obvestijo, ali bodo preklicali svoje imenovanje. To omogoča tudi možnost, da se imenovanje prekine, medtem ko je pacient na telefonu.
• Sprehodi: Pregledajte trende, kdaj zdravniška pisarna običajno vidi več sprehodov, kot so ponedeljek ali med sezono gripe, in ustrezno prilagodite.

3

Odprto komuniciranje s pacienti

• Obvestite paciente, ko se imenovanja izvajajo za načrtom
• Naučite zdravstvene delavce, kako odgovoriti na neklinična vprašanja bolnikov
• Razviti in razširjati ankete o zadovoljstvu pacientov
• Kadar je to primerno, pišite v pisni obliki. Vsak preprost in učinkovit način za zagotovitev, da vaši pacienti dobijo informacije, ki so pomembne za njihovo skrb, je, da jim dajo pripomočke, kot so osnovne informacije o medicinski praksi, seznam predmetov, ki jih je treba prinesti na vsak obisk, plačilno politiko in obvestilo o postopkih zasebnosti.

4

Telefonska in elektronska komunikacija

Telefon

Kot eno od najbolj uporabljenih komunikacijskih sredstev se telefonsko komuniciranje ne sme sprejeti rahlo. Pogosto je prva interakcija, ki jo ima medicinski urad s pacientom. Tukaj je nekaj osnovnih nasvetov, ki jih lahko ponudite svojemu zdravstvenemu osebju za izboljšanje telefonske etike.

• Aktivno poslušanje
• Dobri telefonski načini - profesionalni in vljudni
• Ohranite zaupnost
• Vedno se jim zahvaljujem za klic
• Najprej nikoli ne odložite
• Pri pošiljanju sporočil dobite čim več informacij
• Ostanite mirni in vljudni, tudi če je pacient nesramen do vas

Elektronski

Enako profesionalnost, ki bi jo uporabljali na telefonu, poštni korespondenci ali iz oči v oči, bi bilo treba izraziti tudi v elektronski pošti. Vedno se spomnite, da je elektronska pošta oblika komunikacije in način, kako sprejemnik razlaga sporočilo, je edina stvar, ki je pomembna.

• Prepričajte se, da je e-pošta ustrezna oblika sporočanja za vaše sporočilo namesto telefonskega klica ali sestanka. Upoštevajte, da mora vsebina odražati podobo in stopnjo strokovnosti, ki se pričakuje od vašega zdravstvenega urada.
• Uporabite ustrezno slovnico, ločila in črkovanje. Prav tako ne pozabite, da je sporočilo jedrnato in uporabite ustrezno postavitev za vaše sporočilo, ki olajša branje.
• Poskrbite, da se e-poštni naslov pošlje na ustrezne prejemnike. Podatke v medicinskem uradu, zlasti v zvezi s podatki o bolnikih, je treba deliti samo na podlagi potrebe po poznavanju le-tega.