5 Komponente za učinkovite notranje kontrole

Notranje kontrole so opredeljene kot proces, namenjen preprečevanju goljufij, varovanju virov podjetja in zagotavljanju skladnosti z zakoni in predpisi. Notranje kontrole so učinkovite le, če jih določajo posebne potrebe zdravstvene pisarne, izvajajo, spremljajo in merijo, da bi zagotovile njihovo delovanje, kot je bilo načrtovano.

Zdravstveni urad mora sprejeti proaktiven pristop za preprečevanje in odkrivanje neprimernega vedenja zaposlenih s sprejetjem politike glede notranjih kontrol. Preprečevanje in odkrivanje imata zelo pomembno vlogo v vsakem postopku notranje kontrole z zmanjševanjem določene ravni tveganja.

1

Praksa najema

Najemanje najboljšega medicinskega osebja je učinkovit način za krepitev procesa notranje kontrole. Zaposlovanje osebja, ki je kompetentno, zaupanja vredno in zanesljivo s temeljitim preverjanjem kandidatov, je le dober poslovni smisel. Preverjanje ozadja in preverjanje referenc so enostavni načini za izločitev kakršnih koli slabih jabolk in odvračanje nekaterih ljudi od prijave za delo.

Čeprav prejšnjim delodajalcem ni dovoljeno dati nobenih informacij, razen zaposlitvenega statusa in primernosti za ponovno zaposlitev, lahko zahtevate, da prosilci zagotovijo kontaktne podatke za prejšnje nadzornike ali sodelavce, da dobijo podrobnejše informacije. Pregledi v ozadju, vključno s preverjanji kreditov, vsebujejo tudi podrobnosti o osebni zgodovini vlagatelja.

2

Ločitev dajatev

Ločitev dolžnosti preprečuje, da bi bil en zaposleni odgovoren za več transakcij, ki vključujejo ravnanje s finančnimi sredstvi. Kadar koli mora zaposleni ravnati z denarjem, mora biti ena oseba, ki odobri določene transakcije, druga oseba, ki je odgovorna za obdelavo, in druga oseba za usklajevanje in vodenje evidence. To zagotavlja, da nobena oseba ne more opraviti nobene naloge, ki je ni odkrila ali pregledala druga oseba.

Ločitev dolžnosti otežuje izgubo kakršnega koli zneska denarja, ne glede na to, ali je na recepciji ali na upravni ravni zdravstvenega urada. Ko zaposleni vedo, da se vsak proces sledi in spremlja, spodbuja natančnost in poštenost pri opravljanju nalog.

3

Dokumentacija

Vsaka finančna transakcija mora imeti papirnato sled. Dokumentacija ni le praksa pisanja ali dokumentiranja dejanj, temveč tudi vodenje kopij vseh finančnih evidenc, kot so računi in nakazila plačil. Zaposlene je treba opozoriti, da nikoli ne opravijo transakcije na podlagi ustne zahteve.

Veljavna dokumentacija vključuje uradne obrazce medicinskega urada, pisemski papir ali račune in mora biti po potrebi pooblaščena s podpisom. Pregledi morajo vedno imeti račun, kot tudi vračila, denarna nakazila ali plačila. Gotovino je treba sprejeti, nikoli izročiti, razen če se vrnemo k spremembi bolnika. Uskladitev blagajne je treba dokumentirati tudi na začetku in koncu vsake izmene.

4

Fizični in elektronski zaščitni ukrepi

Uporaba sefov, alarmnih sistemov, kamer in ključavnic lahko pomaga medicinskemu uradu pri varovanju podatkov, zalog, sredstev in denarja.

1. Vse gotovinske škatle, čeke in knjige prejemnikov hranite v sefu z omejenim dostopom osebja zdravstvene pisarne. Kombinacije je treba redno spreminjati.

2. Imajo alarmne sisteme za ure po urah in brez delovnih dni.

3. Kamere lahko postavite na vsak vhod in izhod, na recepcijo in usmerite proti sefu.

4. Vrata v oskrbovalno sobo in / ali lekarniško omarico vedno zapahnite in dovolite dostop do določenih območij, kot je potrebno.

Elektronski zaščitni ukrepi vključujejo uporabo gesel in omejevanje dostopa samo pooblaščenemu osebju.

5

Operacije spremljanja

Vsak postopek notranje kontrole bi bil nepopoln, ne da bi lahko spremljali delovanje. Nadzor notranjih kontrol vključuje pregled dnevnih operacij, da se zagotovi pravilno delovanje procesov.

1. Usklajevanje denarja

2. Revizija računa ali grafikona

3. Preverjanje s primerjavo poročil

4. Redni pregledi zalog

Skrbno spremljanje vseh procesov je bistvenega pomena, vendar mora vodja zdravstvene pisarne predvsem:

1. Določite pravila in cilje

2. Posredujte jih vsem zaposlenim

3. Redno pošiljajte povratne informacije