E-mail Netiquette smernice

Elektronska komunikacija postaja v teh dneh vse bolj priljubljena kot telefonski klici, »polž« in celo v nekaterih primerih srečanja iz oči v oči. V vseh poklicnih okoljih, vključno z zdravniškim uradom, je pomembno, da pri pošiljanju elektronske pošte sodelavcem, bolnikom, zdravnikom, bolnišnicam, prodajalcem ali drugim strokovnjakom upoštevate več stvari.

Ljudje porabijo velik del dneva za odpiranje in branje e-poštnih sporočil. Dragocenega časa ne bi smeli zapravljati na neučinkovitih in nepomembnih elektronskih sporočilih. V elektronski pošti je treba izraziti tudi profesionalnost, ki jo uporabljate na telefonu, poštni korespondenci ali osebno. Vedno si zapomnite, da je elektronska pošta oblika komuniciranja, in način, na katerega sprejemnik razlaga sporočilo, je edina stvar, ki je pomembna.

Pred ustvarjanjem in pošiljanjem e-pošte si zastavite več vprašanj.

• Ali je e-pošta najboljša oblika komunikacije za informacije, ki jih pošiljam?
• Je to profesionalno?
• Je v skladu s HIPAA?
• Ali to točno predstavlja mene in zdravstveni urad?

E-poštno pravilo št. 1

Ali Preden pritisnete, premislite o vsebini svojega sporočila POŠLJI. Poskrbite, da je e-pošta ustrezna oblika sporočila za vaše sporočilo namesto telefonskega klica ali sestanka. Upoštevajte, da mora vsebina odražati podobo in stopnjo strokovnosti, ki jo pričakujete od vašega urada za zdravstvo.

Ne pošiljanje, posredovanje ali odgovarjanje na e-poštna sporočila, ki vsebujejo nespodobno, žaljivo, žaljivo, obrekovalno, rasistično ali spolno naravo. Kazni so lahko resne za vas in za zdravstveni urad.

E-poštno pravilo št. 2

Ali uporabite pravilno slovnico, ločila in črkovanje. Tudi vaše sporočilo je odraz vašega medicinskega urada. Prav tako se prepričajte, da je sporočilo kratko in uporabite pravilno postavitev za vaše sporočilo, zaradi česar je lažje brati. Preverite, ali je vaš e-naslov pred udarcem POŠLJI.

Ne uporabite VSE KAPE, saj se to šteje za kričanje ali kričanje v spletnem svetu. Uporaba krepko ali poševno, da poudarite besedo ali frazo. Prav tako se izogibajte uporabi izjemno fancy ali čudne pisave, saj to naredi vaš email težje brati.

E-poštno pravilo št. 3

Ali poskrbite, da bo e-pošta poslana ustreznim prejemnikom. Informacije v zdravniškem uradu, zlasti v zvezi z informacijami o pacientih, je treba posredovati samo na podlagi potrebe po seznanitvi. Upoštevajte tudi, da lahko ljudje menijo, da informacije niso pomembne za njih kot „junk mail“.

Ne razpravljali o osebnih in zaupnih informacijah ali priložili pacientove datoteke v e-poštnem sporočilu. Uporabite številke računov bolnikov ali številke zdravniških zapisov, da lahko nekdo pregleda račun. Vaše podatke je treba tam zabeležiti.

E-poštno pravilo št. 4

Ali če je mogoče, odgovorite na strokovna e-poštna sporočila v 24 urah. Če vam to ne daje dovolj časa, se vsaj odzovite na to, da ste prejeli e-poštno sporočilo in da se boste čim prej oglasili nanje.

Ne odgovor na neželeno pošto ali zahteve za naročanje / odjavo. To bo samo ustvarilo več spam, ki bo poplav vaše poslovne e-pošte.

E-poštno pravilo št. 5

Ali obdržati čustva iz e-poštnih sporočil. Bodite vljudni in profesionalni. Vedite, kdo ste lahko neformalni, potem ko je dovolj časa za izgradnjo te vrste razmerja.

Ne povedati kaj v e-poštnem sporočilu, ki ga boste pozneje obžalovali. Bodite previdni pri pošiljanju ali odgovarjanju na e-pošto v jezi. Nikoli ne dajte osebnih pripomb o drugi osebi, dajte pripombe, ki bi nekoga užalile ali rekle karkoli, kar ne bi rekli osebno.

E-poštno pravilo št. 6

Ali ohranite humor, šale in ironijo na minimumu. Nameni so pogosto „izgubljeni v prevodu“ v e-poštnih sporočilih in ljudje morda ne dobijo vedno šale. Razmislite o tem z vidika prejemnika.

Ne pošiljanje, posredovanje ali odgovarjanje na verižna pisma. To je nestrokovno vedenje in nekateri ljudje to gledajo kot neželeno pošto. Ne pozabite, da vsaka vsebina, ki jo pošljete, mora odražati podobo in stopnjo strokovnosti, ki jo pričakujete od vašega zdravstvenega urada.